Hướng dẫn sử dụng Powerpoint cho người mới: Từ A đến Z

Bạn là người mới bắt đầu sử dụng Powerpoint và cảm thấy bối rối trước vô số tính năng của nó? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ là kim chỉ nam giúp bạn làm chủ công cụ thuyết trình mạnh mẽ này một cách dễ dàng! Cùng Webgamemoi.net khám phá ngay nhé!

1. Powerpoint là gì? Tại sao nên sử dụng Powerpoint?

Powerpoint là phần mềm tạo bài thuyết trình phổ biến nhất hiện nay, cho phép bạn kết hợp văn bản, hình ảnh, video và âm thanh để tạo ra những slide ấn tượng. Nhờ đó, Powerpoint mang đến những lợi ích tuyệt vời:

• Bài giảng sinh động: Giảng viên có thể sử dụng Powerpoint để minh họa bài giảng, giúp sinh viên dễ hiểu và ghi nhớ hơn.
• Thuyết trình chuyên nghiệp: Powerpoint là công cụ đắc lực cho các bài thuyết trình, giúp bạn truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và thu hút.
• Nâng cao khả năng sáng tạo: Bạn có thể thỏa sức sáng tạo với Powerpoint để tạo ra các bản đồ tư duy, infographic, video giới thiệu,…
• Tiết kiệm thời gian: Powerpoint cung cấp sẵn nhiều mẫu slide đẹp mắt, giúp bạn nhanh chóng tạo bài thuyết trình chỉ trong vài phút.

Powerpoint là công cụ tạo ra các slideshow trình chiếu

2. Những lưu ý “vàng” khi sử dụng Powerpoint

Để tạo bài thuyết trình hiệu quả, hãy ghi nhớ những nguyên tắc sau:

• Ngắn gọn, súc tích: Sử dụng từ khóa chính, đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man.
• Hình ảnh phù hợp: Chọn hình ảnh minh họa rõ ràng, phù hợp với nội dung, kích thích thị giác người xem.
• Hạn chế chữ: Mỗi slide chỉ nên chứa lượng thông tin vừa đủ, tránh quá tải chữ khiến người xem nhàm chán.
• Font chữ dễ nhìn: Ưu tiên font chữ không chân, tạo sự hiện đại và dễ nhìn hơn.
• Chính tả, ngữ pháp: Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi thuyết trình.

Các hình ảnh được chèn vào phải phù hợp với vấn đề cần được minh họa

3. Hướng dẫn sử dụng Powerpoint chi tiết

3.1. Tạo file Powerpoint mới

Bước 1: Mở Powerpoint và chọn “Blank Presentation” để tạo file mới.

Mở Powerpoint > Chọn Blank Presentation

Bước 2: Giao diện làm việc hiện ra, bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa theo ý muốn.

Màn hình sẽ hiển thị file mới

3.2. Chọn theme cho slide

Cách 1: Chọn “Design” > Chọn mẫu nền có sẵn.

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn các mẫu nền có sẵn

Cách 2:

• Bước 1: Chọn “Design” > Chọn “Format Background”.
• Bước 2: Nhấn chọn “Picture or texture fill” > Chọn “Insert” tại mục “Picture source”.
• Bước 3: Chọn ảnh muốn dùng làm nền > Nhấn “OK” hoặc chọn “Insert”.

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background
Nhấn chọn Picture or texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source
Chọn ảnh bạn muốn sử dụng làm nền > Nhấn OK hoặc chọn Insert

3.3. Thêm/Xóa/Nhân bản slide

• Thêm slide: “Home” > Mũi tên bên cạnh “New Slide” > Chọn kiểu slide.
• Xóa slide: Click chuột phải vào slide muốn xóa > “Delete Slide” hoặc chọn slide > “Delete”.
• Nhân bản slide: Click chuột phải vào slide muốn nhân bản > “Duplicate Slide”.

Chọn Home > Chọn New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm
Nháy chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide
Chọn slide muốn xoá > Nhấn phím Delete trên bàn phím
Nhấn chuột phải vào silde muốn thêm > Chọn Duplicate Slide

3.4. Thêm và định dạng văn bản

• Bước 1: Chọn “Insert” > “Textbox”.
• Bước 2: Click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung.
• Định dạng: Chọn nội dung > “Home” > Sử dụng các lệnh trong hộp thoại “Font” (cỡ chữ, font chữ,…).

Chọn Insert > Chọn Textbox
Click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung
Sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font để định dạng

3.5. Chèn hiệu ứng

• Hiệu ứng cho đối tượng: Chọn đối tượng > “Animations” > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp.
• Hiệu ứng chuyển slide: Chọn slide > “Transitions” > Chọn hiệu ứng.

Chọn Animations trên thanh công cụ > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp
Chọn slide muốn chèn > Chọn Transitions > Chọn hiệu ứng cần chèn

3.6. Chèn hình ảnh

• Từ máy tính: Chọn slide > “Insert” > “Pictures” > Chọn thư mục ảnh.
• Từ online: Chọn “Insert” > “Picture” > “Online Picture”.

Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thư mục ảnh phù hợp
Chọn Insert > Picture > Online Picture

3.7. Sắp xếp slide

Nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí mong muốn.

Nhấn giữ slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự phù hợp

3.8. Tạo Slide Master

• Bước 1: Chọn “View” > “Slide Master”.
• Bước 2: Thiết lập định dạng slide theo mong muốn (không nhập nội dung).

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master
Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào

3.9. Thiết lập màn hình trình chiếu

• Bước 1: Chọn “View” > “Slide Master”.
• Bước 2: Chọn “Slide Size” > Chọn tỉ lệ phù hợp.
• Bước 3: Chọn “View” > “Normal” để trở lại màn hình slide chính.

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master
Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ phù hợp
Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính

3.10. Trình chiếu slide

• Từ đầu: “F5” hoặc “Slide Show” > “Play from Start”.
• Từ slide hiện tại: “Shift + F5” hoặc “Slide Show” > “Play from Current Slide”.

Chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ trang đầu tiên
Chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở

3.11. Lưu file Powerpoint

• Bước 1: Chọn biểu tượng “Save”.
• Bước 2: Đặt tên, chọn nơi lưu trữ, chọn định dạng file > “Save”.

Chọn biểu tượng Save
Đặt tên + Chọn nơi lưu trữ + Chọn định dạng file > Nhấn Save để lưu

4. Mẹo tạo bài thuyết trình Powerpoint hiệu quả

• Định dạng slide: Chọn cỡ chữ, font chữ dễ nhìn, màu sắc hài hòa.
• Ngôn ngữ cô đọng: Sử dụng từ khóa, gạch đầu dòng để tóm tắt nội dung.
• Số lượng slide vừa phải: Tránh tạo quá nhiều slide gây nhàm chán.
• Minh họa sinh động: Sử dụng hình ảnh, video, biểu đồ để minh họa.
• Kiểm tra kỹ lưỡng: Rà soát lại lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi thuyết trình.

Lựa chọn màu sắc, kiểu trang trí slide phù hợp với nội dung muốn truyền tải

5. Phím tắt Powerpoint tiện lợi

• Shift + F3: Đổi chữ hoa – chữ thường.
• B: Làm đen/hiện slide trong lúc trình chiếu.
• W: Làm trắng/hiện slide trong lúc trình chiếu.
• Số trang + Enter: Trở lại slide được chọn.

Dùng các phím tắt giúp tiện lợi hơn trong việc sử dụng Powerpoint

Lời kết

Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về cách sử dụng Powerpoint. Chúc bạn tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng và thành công! Đừng quên ghé thăm Webgamemoi.net thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hữu ích khác nhé!