Microsoft Project là gì? Hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người mới bắt đầu

Bạn là dân văn phòng hay đang quản lý dự án? Chắc hẳn cái tên Microsoft Project đã không còn xa lạ. Nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ về công cụ mạnh mẽ này và cách tận dụng nó để tối ưu hiệu quả công việc chưa? Bài viết này trên webgamemoi.net sẽ giúp bạn khám phá Microsoft Project một cách chi tiết, từ định nghĩa, mục đích, đối tượng sử dụng đến hướng dẫn quản lý dự án và yêu cầu hệ thống.

Microsoft Project là gì?

1. Định nghĩa Microsoft Project

Microsoft Project là một ứng dụng quản lý dự án hàng đầu do Microsoft phát triển. Phần mềm này hỗ trợ toàn diện việc quản lý dự án, từ lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ đến xác định công việc và ước tính thời gian hoàn thành.

Hình ảnh giao diện Microsoft Project

Không chỉ dừng lại ở đó, Microsoft Project còn cho phép bạn theo dõi khối lượng công việc, phân tích hiệu suất và đưa ra báo cáo chi tiết, giúp bạn kiểm soát dự án một cách hiệu quả.

Giao diện làm việc của Microsoft Project

2. Mục đích sử dụng Microsoft Project

Microsoft Project được thiết kế để phục vụ nhiều mục đích quan trọng trong quản lý dự án, bao gồm:

• Lập kế hoạch và tổ chức dự án.
• Lên lịch trình và theo dõi tiến độ công việc.
• Quản lý tài nguyên và chi phí.
• Điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế.
• Xây dựng phương án dự phòng.
• Đánh giá khả năng tài chính.
• Quản lý công việc theo nhóm.
• Phát hiện sai sót và rút kinh nghiệm.

Lên kế hoạch với MS Project

3. Ai nên sử dụng Microsoft Project?

Microsoft Project là công cụ hữu ích cho:

• Doanh nghiệp triển khai dự án.
• Quản lý dự án (Project Manager).
• Thành viên nhóm dự án (Team Member).
• Phòng quản lý dự án (PMO).
• Chuyên gia hoạch định dự án.
• Nhân sự phụ trách tiến độ dự án.

4. Cơ sở dữ liệu trong Microsoft Project

Microsoft Project lưu trữ toàn bộ thông tin dự án trong cơ sở dữ liệu riêng, từ đó tính toán, lập kế hoạch, lên lịch biểu, dự toán chi phí và nhiều yếu tố khác. Thông tin càng chi tiết, kế hoạch càng chính xác. Phần mềm sẽ tự động tính toán và hiển thị kết quả dựa trên dữ liệu đầu vào, ví dụ như thời gian hoàn thành công việc hay thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án. Dữ liệu này được lưu dưới dạng các trường (field) với nhiều loại thông tin khác nhau, chẳng hạn như tên công việc, thời gian thực hiện,…

Các gói dịch vụ Microsoft Project

Microsoft hiện cung cấp 3 gói dịch vụ Project:

• Project Plan 1: Cung cấp các chức năng quản lý dự án cơ bản trực tuyến, cho phép làm việc linh hoạt với nhiều dạng xem khác nhau như lưới, bảng hoặc đường thời gian (Gantt).

• Project Plan 3: Bao gồm tất cả tính năng của Plan 1 và nhiều chức năng nâng cao hơn, giúp quản lý dự án, tài nguyên và nhóm một cách khoa học và hiệu quả.

• Project Plan 5: Là gói dịch vụ đầy đủ nhất, tích hợp mọi tính năng của Plan 1 và Plan 3, cho phép tổ chức ưu tiên đầu tư và mang lại giá trị kinh doanh cao nhất.

Hướng dẫn quản lý dự án với Microsoft Project

7 bước để quản lý dự án hiệu quả với Microsoft Project:

1. Chuẩn bị thông tin: Thu thập đầy đủ thông tin dự án (tên, mục tiêu, thành viên, công ty,…).
2. Thiết lập thông tin: Xác định thời gian, lịch trình, kế hoạch làm việc dựa trên thông tin đã thu thập.
3. Khai báo tài nguyên: Liệt kê tất cả nguồn lực cần thiết cho dự án.
4. Lập dự án: Nhập số liệu, theo dõi tiến độ từng hạng mục, cập nhật và chỉnh sửa thông qua các bảng (table).
5. Cập nhật tiến độ: Theo dõi và cập nhật khối lượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế, thời điểm bắt đầu và kết thúc.
6. Xác định đường găng (critical path): Hiển thị tiến độ dự án từ đầu đến cuối một cách trực quan.
7. In biểu đồ và lập báo cáo: Sử dụng các mẫu báo cáo có sẵn hoặc tự tạo báo cáo theo nhu cầu.

Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project

• CPU: 1 GHz hoặc cao hơn (hỗ trợ 32-bit và 64-bit với SSE2).
• Hệ điều hành: Windows 7, 8, 10, Windows Server 2008 R2, 2012, 2012 R2.
• RAM: Tối thiểu 1 GB (32-bit) hoặc 2 GB (64-bit).
• Ổ cứng: Tối thiểu 3 GB trống.
• Độ phân giải màn hình: 1024×768.
• Kết nối Internet: Cần thiết cho một số tính năng.

Kết luận

Microsoft Project là công cụ đắc lực cho việc quản lý dự án chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những kiến thức hữu ích về phần mềm này. Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó bổ ích nhé!